Mówiąc o GIS-ie, mamy najczęściej na myśli bardziej lub mniej standardową definicję systemu informacji przestrzennej. Mówimy, że GIS to oprogramowanie, dane, sprzęt komputerowy i użytkownicy. Oprogramowanie, które umożliwia przeprowadzenie analiz przestrzennych z wykorzystaniem odpowiednich danych. Dane, które charakteryzują analizowane obiekty i zjawiska. Sprzęt, który odpowiednio szybko potrafi przetworzyć duże zestawy danych. I użytkownicy, którzy wiedzą, czego potrzebują i czego oczekują w efekcie korzystania z systemu GIS.
Wymieniając te elementy systemu, określamy warunki, jakim powinien odpowiadać każdy z nich. A więc – według tak przyjętego schematu myślenia – oprogramowanie powinno być na tyle wszechstronne, aby umożliwiło realizowanie najbardziej nawet wyszukanych funkcji i analiz w jak najkrótszym czasie. Dane powinny być aktualne i dokładnie opisywać te zjawiska i obiekty, które są przedmiotem zainteresowania użytkowników. A komputery powinny spełniać oczekiwania użytkowników pod względem szybkości i niezawodności działania.
Stosunkowo najmniej wymagań słychać w odniesieniu do użytkowników. Najczęściej wymaga się, aby użytkownik GIS-u miał odpowiednie, kierunkowe wykształcenie, żeby znał jakieś wybrane oprogramowanie GIS i umiał je zastosować tak, aby zrealizować określone analizy przestrzenne, potrzebne organizacji, w której jest zatrudniony. Czy takie kwalifikacje i umiejętności wystarczą, aby skutecznie wdrożyć i korzystać z GIS-u?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należałoby się zastanowić, jak podejść do wdrożenia i późniejszego korzystania z systemu, aby mógł on najlepiej służyć jak najszerszej grupie użytkowników.
Decydując się na wdrożenie systemu GIS w jakiejś instytucji, należy przede wszystkim zdawać sobie sprawę z tego, że wraz z utworzeniem takiego systemu powinno nastąpić wdrożenie nowej „filozofii działania” danej organizacji. I nie chodzi tu tylko o zastąpienie wykorzystywanych dotychczas papierowych dokumentów czy map produktami tworzonymi przez system komputerowy. Chodzi tu przede wszystkim o to, aby zrozumieć, że GIS powinien stać się nie tylko rozwiązaniem wymuszającym, ale i wspomagającym współpracę wielu różnych komórek organizacyjnych, istniejących w danej firmie. Aby mogła ona sprawnie funkcjonować powinna uporządkować wszystkie swoje dane, zapewnić utrzymywanie ich w aktualności, wyeliminować konieczność kilkukrotnego zbierania tych samych danych, ale przede wszystkim doprowadzić do ich wspólnego wykorzystywania. Poszczególne komórki organizacyjne, dysponujące danymi, muszą dzielić się nimi z innymi komórkami, które wykorzystają je do poszerzenia realizowanych przez siebie prac. Świadomość roli, jaką powinny pełnić te komórki oraz ich konsekwentne i niezawodne działanie pozwalają na utworzenie niebagatelnej wartości dodanej, wynikającej z możliwości wykonywania różnych, wielokierunkowych analiz przestrzennych z wykorzystaniem danych, które do tej pory były wykorzystywane jedynie w wąskim zakresie, przez jedną lub dwie komórki organizacyjne. I ta wartość dodana to jedna z najważniejszych korzyści płynących z wykorzystania GIS-u. Polega ona nie tylko na tym, że można prowadzić nowe analizy i tworzyć nowe informacje.
Takie szeroko rozumiane wykorzystywanie GIS-u, wykraczające poza wykonywanie standardowych analiz sprawia, że wzrasta świadomość użytkowników w zakresie rozwoju wspólnego systemu, co z kolei stymuluje jego dalszy rozwój, przyczyniając się do rozwoju i podnoszenia efektywności działania i do sukcesu całej organizacji. Potwierdza to, że GIS-u nie można robić w pojedynkę. Podążając tym tokiem myślenia dochodzimy do wniosku, że w procesie wdrażania i rozwoju GIS-u niezbędna jest współpraca wszystkich komórek danej organizacji, przy czym potrzeby i oczekiwania każdej z nich, związane z wykorzystywaniem systemu, powinny być traktowane z jednakową uwagą, unikając podziału na mniej lub bardziej ważnych użytkowników. Tylko takie podejście gwarantuje końcowy sukces.